Vom Traum zur Wirklichkeit

Wenn man den Titel dieses Beitrages liest, denkt man vermutlich, dass es hier nun darum geht, wie man eine Baugruppe gründet, wie sie gut entwickelt wird und schließlich ihr Projekt beziehen darf. Tatsächlich möchte ich mich nur einem kleinen, aber sehr wesentlichen Teil dieses Prozesses widmen: der Vergabephase.

Das ist jene Phase, in der die in Pläne gegossene Vision der Baugruppe das erste Mal ein ganz realistisches Preisschild bekommt. Es ist die Phase, in der die Baufirmen das Projekt schätzt und Preise ermittelt werden, und in Folge das Projekt für den Bau an eine Baufirma vergeben wird. Gleichzeitig ist es auch die Phase, in der sich die Gruppe meist von Qualitäten verabschieden muss bzw. sich die Frage stellen muss, welche Qualitäten geben wir zugunsten welcher anderer Qualitäten auf. Es ist auch die Übergangsphase vom gemeinsamen Träumen und Planen zum Umsetzen. Es tut sich also einiges.

Am Beispiel der Vergabephase der HausWirtschaft möchte ich zeigen, was hier zu beachten ist.

Im Falle der Hauswirtschaft, einem halb gewerblich, halb für Wohnzwecke genutzten Haus, wurden die Bauleistungen an einen Generalunternehmer vergeben. Das ist eine Firma, die mit vielen Subfirmen zusammen das Haus errichtet. Sie ist für den Hauseigentümer als ein Gegenüber auch für spätere Gewährleistungsfragen ansprechbar.

Das Vergabeteam

Das Vergabeteam setzte sich aus dem Bauträger des Hauses (EGW), dem späteren Generalmieter des Hauses (die HausWirtschaft) und den Architekt:innen (einszueins architektur) zusammen. Das waren also jene Partner:innen, die sich schon in der bisherigen Planung immer wieder eng koordiniert haben und für die Errichtung des Hauses kooperieren. Alle Partner:innen waren sich bewusst, dass diese Phase auch für ihre Zusammenarbeit herausfordernd werden kann. Daher entschied man sich diese Phase bewusst zu starten und durch realitylab begleiten zu lassen. Bevor also noch die Ausschreibung an die Baufirmen verschickt wurde, trafen sich alle Partner:innen um die Vergabephase vorzubereiten. Dabei ging es darum, die Rollen im Team zu schärfen, festzulegen wer von den jeweiligen Unternehmen als fixe Mitglieder für die kommende Phase mit am Tisch sitzen soll und wie Entscheidungen getroffen werden. Die nutzende Gruppe ihrerseits nominierte ein fixes Vergabeteam bestehend aus drei Gruppenmitgliedern, das von der gesamten Gruppe mit einem Verhandlungsmandat ausgestattet wurde. Eine Klarheit, die sicherlich für die weitere Zusammenarbeit im Projektteam wichtig war.

Wartezeiten nutzen

Nach einigen Verzögerungen bis zum Versand der Ausschreibung, startete die eigentliche Vergabephase dann schließlich erst fast ein Jahr später. Die Zeit dazwischen wurde genutzt, um Finanzierungsabgrenzungen zwischen Gruppe und Bauträger zu schärfen. Weiters wurde der Blick auf den wirtschaftlichen Betrieb des Hauses gerichtet und (Flächen-)Optimierungen besprochen. Diese konnten dann auch später in die Verhandlungen einfließen.

Der Sparstift wird angesetzt

Der spannendste Moment der Vergabephase ist jener, wenn zum ersten Mal die Angebote der Baufirmen geöffnet werden und die Preisschätzungen am Tisch liegen. Nicht selten gibt es hier Angebote, die zwischen 20-50% über dem erwünschten Baupreis liegen. Das heißt in den meisten Fällen muss der Sparstift angesetzt werden. Oder wie es im Team der HausWirtschaft geheißen hat, die Leistungsoptimierung gestartet werden. Die schwierige Vergleichbarkeit der Angebote ist in der Folge eine große Herausforderung für alle Teilnehmenden. Im Falle der Hauswirtschaft hat der Bauträger dafür gesorgt, dass alle abgegebenen Angebote in eine vergleichbare Form gebracht wurden. Auf Basis dieser Liste wurden dann gemeinsam Einsparungsoptionen besprochen und priorisiert. Immerhin befindet man sich nun in Verhandlungen mit mehreren externen Firmen. In der HausWirtschaft wurde ausgemacht, dass der Bauträger die Verhandlungen alleine führt und sich zwischen den Verhandlungsrunden immer mit dem Vergabeteam rückspricht und gemeinsame Optionen auf den Tisch bringt. Hier zeigte sich ein großes Vertrauen und umgekehrt ein hoher Respekt vor der gemeinsamen Aufgabe. Beides wurde in den vorangegangenen Treffen von allen Seiten formuliert und erarbeitet.

Die gesamte Vergabe-phase

Der vor dem Team liegende Weg war kein einfacher, da einige Stellschrauben gedreht werden mussten, um zum anvisierten Baukostenziel zu kommen. Neben Leistungsoptimierungen, wurde auch die Flächeneffizienz durch eine Umplanung erhöht, was schließlich mit Blick auf die langfristige Vermietungsperspektive für alle Sinn gemacht hat. Um diesen Weg zu gehen, war wiederum die gute Zusammenarbeit mit dem Architekturbüro sehr wichtig.

Klarheit schafft Verbindung

Was sich im Fall der HausWirtschaft gezeigt hat, die Vergabephase kann zu einer verbindenden und für das Projekt insgesamt stärkenden Phase werden. Leider ist das bei anderen Projekten nicht immer der Fall gewesen und Frust und Unzufriedenheit mit den zu tätigenden Einsparungen sind geblieben. Das Vergabeteam der HausWirtschaft hatte die volle Unterstützung der gesamten Gruppe, konnte aber eigenverantwortlich auftreten und hat punktuell die Arbeitsgruppe Architektur oder die Großgruppe über den Prozess informiert oder beteiligt. Dabei verfolgte das Team einen pragmatischen Ansatz und war mit unglaublichem Engagement involviert. Es war für den Bauträger ein Gegenüber mit klaren Prioritäten. Der Bauträger wiederum hat seine mächtige Position als Eigentümer nicht ausgenutzt und die Gruppe an seinen Entscheidungen respektvoll beteiligt. Das Architekturbüro einszueins hat auf wichtige architektonische Qualitäten hingewiesen und an der Erarbeitung eines umsetzbaren Projektes mitgearbeitet. In dieser ausgeglichenen Teamarbeit liegt der Schlüssel einer geglückten Vergabephase.

Von Anderen lernen

Beim Hineinzoomen in diese kurze Entwicklungsphase eines Baugruppenprojektes, kann man viel für andere Projekte lernen. Sowohl auf der Ebene der Gruppe intern, als auch auf der Ebene des Bauprojektteams ist eine gute und klare interne Rollenverteilung als auch eine Klarheit über Prozesse sehr wichtig um ein gutes, von allen getragenes Ergebnis zu erreichen, das dann ganz im Sinne des Gemeinschaffens liegt.

Gibt es bei euch ähnliche oder andere Erfahrungen in eurer Vergabephase? Was habt ihr daraus gelernt? Wir freuen uns, wenn wir in einen Austausch rund um eure Erfahrungen kommen können! Hinterlasst uns hier einen Kommentar oder schreibt uns unter gemeinschaffen@realitylab.at.

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One Reply to “Vom Traum zur Wirklichkeit”

  1. Sehr gut beschrieben! Ich war ja Teil des Vergabeteams für die HausWirtschaft und kann deine Sichtweise nur bestätigen. Ihr bzw du hast sehr viel dazu beigetragen, dass alles so gut funktioniert hat. Ohne die gute Vorbereitung der Treffen und deine sachkundige Moderation wäre es nicht gegangen. Dieser Aspekt kommt ein bisschen zu kurz in deinem Beitrag!

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